インターネットの契約書類の保管方法

2021年4月11日

こんにちは！

本日、訪問させて頂きましたお客様宅でのできごと。

プロバイダー情報をご用意の上、お待ち頂いたのですが、メールソフトに設定したところ、どうやらパスワード違いのようなのです。ご用意頂いたのは、お客様の手書きメモでした。このプロバイダーを契約した時、最初に設定にきた業者さんが、メモ帳などに情報を保存してから印刷して、きっちりお客様に渡して残しておいてくだされば、何事もなかったのですが・・・。なんて、非常によくある事なので、書いてみました。

また、ちょっと違って、お客様がご自分でプロバイダー情報を、わざわざワードかエクセルに転記して印刷した紙をファイリングなさっているのも、よくよくお見掛けしますが・・・。大文字、小文字の入力違いや、肝心のドメイン部分が一つ抜けや誤字、パスワードだけ書き込まなかったなどなど、こんなちょっとしたことが理由で、ご自分で解決できず「トラブル診断」でお呼び頂く事が、多々ございます。

もちろん、どんなお困りごとでも解決へ全力でお手伝いいたしますが、設定業者の立場からアドバイスとして書かせて頂きます。

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保管しておく必要があるのは、店頭申込時に渡された書類ではなく、後日発送されて届く書類です。ご自分の住所、氏名、契約プランの名称、ID・パスワードが印刷された書類です。
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ファイリングしないと落ち着かない方は、全面をコピーしてからファイリングなさるといいです。ご自分が「不要」と判断される部分も含めて、全てを保存なさるようにお勧めいたします。万が一のお問い合わせ先なども印刷されていますから、保管して無駄になることはありません。

ID・パスワード(契約書類)を紛失してしまうと、再設定したい時、開示を受けるのがなかなか手間が掛かるばかりではなく、お客様にとって大変わかりにくい事になってしまうのです。特に現在、「コロナ禍」でコールセンターは人員不足で対応してくださっていますが、非常につながりにくくなっています。全部紛失してしまった場合、口頭でお客様情報を丁寧に確認してもらわなければなりませんし、セキュリティ上、口頭で告げて頂く事はできないようになっている場合がほとんどなのです。

なので、
1.転記しない。
2.保管するのは、契約書類。

この2点で書類を取捨選択しておきましょう。


日頃インターネットを使っていくにあたり、最も気になるのが、

どんなサービスがあるの？
どんなサービスに加入したの？
毎月いくら掛かるの？
他にどんなプランがあって、自分はどれにしたの？

などなど。ほぼほぼお金が絡む部分です。しかし、これは加入時に渡されたパンフレット・リーフレットは、すぐに情報が古くなってしまい、保管場所を取ってしまうだけで、あまり参考になりません。それじゃどうすればいいのでしょう？


答えは、

定期的にホームページでチェックする！

料金が改定されたり、いままでなかったパックメニューが使えるようになっていたり、お得な情報をご覧になれます。ずっとなにもせず、そのまま契約しっ放しにすると損してしまう事も！

ご参考まで。

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