目次
- 1）必要な書類を分類
- 2）【書類整理術】すぐ実践できる！グッズ活用で整理整頓
- 2-1）重要・長期保存したい書類の整理に使えるグッズ
- 2-2）よく確認する書類の整理に使えるグッズ
- 2-3）ダブルクリップを活用しよう
- 3）まとめ
1）必要な書類を分類しよう
書類を整理する前に、まずは書類の分類を行いましょう。
書類を整理する時のポイントは、大きくわけて三つです。
一番最初にやるべきことは、必要な書類と不要な書類にわけることです。 学校のプリントなど月日が経ち不必要になった書類が処分されないまま、残っていることもあります。必要な書類と必要ではない書類を、はじめに分類しましょう。
必要な書類、不必要な書類の分類が終わったら、次は手元にある書類をカテゴリごとに分類してください。領収書や契約書、学校のプリントなどが一緒くたに収納してしまうと、すぐに必要な書類が見つけにくく不便です。必要な書類を取り出しやすいように、カテゴリ別に書類を分類しておきましょう。
必要な書類をカテゴリごとに分類し終わったら、一時的に保存したい書類、長期保存したい書類に分けましょう。一時保存しておきたい書類には、期限を記入したマスキングテープなどをファイルに貼り付けておくと便利です。
2）【書類整理術】すぐ実践できる！グッズ活用して書類で整理整頓
書類の分類が完了したら、きれいに書類を整理していきましょう。整理する時には、ファイルやダブルクリップなどのアイテムを活用するのがおすすめです。便利に使えるグッズを紹介するので、用途に合わせて使いながら整理整頓をすすめていきましょう。
2-1）重要・長期保存したい書類の整理に使えるグッズ
ファイルの活用
契約書などの重要な書類や長期保存が必要な書類は、ファイルに入れて管理しておくのがおすすめです。ファイルで管理しておけば、大切な書類がぐちゃぐちゃになってしまうこともありませんし汚れがつくこともありません。大量の書類を収納できる収納量の多さも魅力です。
中にどんな書類を保存してあるファイルかひと目でわかるよう、背表紙や表表紙の部分に書いておくと便利です。
リングファイルやフラットファイルといった収納数が決まっていないファイルを使えば、書類が増えても問題なく一つのファイルに収納でき整理に困ることはありません。
個別フォルダの活用
個別フォルダは書類を挟むだけで収納が行える便利なアイテムです。インデックス式になっており、どのような書類を挟んでいるのか記載しておくスペースもあります。
書類が多い場合は、ファイルボックスにまとめて個別フォルダを入れておくと便利です。
2-2）よく確認する書類の整理に使えるグッズ
クリアファイルの活用
ファイルを活用するほど、書類の枚数が多くない場合はクリアファイルの活用がおすすめです。
また、書類をカテゴリ別に収納したい場合にも、クリアファイルは役立ちます。ファイルが透明なので、中に何が入っているか一目でわかるのも魅力です。
クリアファイルは非常に薄いため収納するのに大きなスペースを必要とせず、コンパクトに収納できるのも嬉しいポイントです。
マグネットの活用
使用頻度の高い書類などはマグネットで留めておくと、書類の取り出しや確認が簡単に行え便利です。また、提出の必要な書類は目につきやすい場所に貼っておけば、提出忘れを防ぐこともできます。
マグネットが接着しない場所に書類を貼りたい場合は、ブラックボードを活用しましょう。ブラックボードは見た目もスタイリッシュでかっこよく、デザイン性を重視したいという方にもおすすめです。
バインダーの活用
バインダーも書類をまとめておくのに便利なアイテムです。壁にかけられるタイプのバインダーも販売されており、目のつきやすい場所にバインダーを設置しておくこともできます。
リフィルの活用
サイズの異なる書類を整理するのに役立つのがリフィルです。書類と一言で言っても、領収書などの小さいサイズのものからA4サイズの大きいものまで多様なサイズの書類があります。
小さいサイズの書類にはクリアファイルやバインダーは大きすぎて整理しにくいこともあります。リフィルであれば名刺サイズやハガキサイズ、A4サイズと多様なサイズがあるので、書類の大きさに合わせた収納が行えます。
ファイルボックスを活用
2-3）ダブルクリップを活用しよう
書類をダブルクリップで留めておくだけでも、書類がバラバラになるのを防ぎきれいに保管することができます。
ダブルクリップを使えば、ケースやファイルに出し入れする手間も省けより手軽に管理することが可能です。机の上に出しっぱなしにしている書類もダブルクリップ一つで、簡単に整理できます。
3）まとめ
いつでも必要な書類をすぐに取り出せるよう、書類はきれいに整理しておきましょう。ファイルやダブルクリップ、バインダーなどは100円ショップでも販売されているお手頃なグッズが、書類整理に大活躍してくれます。用途に合わせてグッズを揃え、書類を整理しましょう。
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